Procédure de création d’une élection via la plateforme de vote de l’ULCO

Ce guide présente les étapes de la création d’une élection à un vote.

Vous pouvez nous contacter à l’adresse assistance-vote@univ-littoral.fr

Nous répondrons à toutes vos questions d’ordres techniques : création d’élection, identifiant , mot de passe, …
En aucun cas nous n’interviendrons dans le processus électoral : liste électorale, date et heure…

Connectez vous :

Rendez-vous : https://vote.univ-littoral.fr

Choisissez la méthode d’authentification

Sinon Procéder à la création d’un compte, en cliquant sur créer un compte

Création d’une élection

Cliquez sur : Préparer une nouvelle élection

Cliquez sur Automatique (pour une élection simple)

Comme indiqué, ne jamais utiliser l’authentification CAS !

 Cliquez sur Continuer

Remplissez les informations

Important : S’il manque des informations vous ne pourrez pas créer votre élection.

Saisissez le Nom et la description de l’élection et cliquez sur Sauvegarder les changements

Ajouter le Nom public de l’administrateur de l’élection et cliquez sur Sauvegarder les changements

Dans la partie Langues vous pouvez modifier les langues proposées, n’oubliez pas d’enregistrer vos modification en cliquant sur Sauvegarder les changements.

Nous vous conseillons de supprimer la langue anglaise ‘en’

Saisissez ensuite l’adresse de contact pour cette élection. Cette adresse recevra les demandes de régénération de code et de mot de passe

n’oubliez pas d’enregistrer vos modification en cliquant sur Sauvegarder les changements

Cliquez ensuite sur Modifier les questions

pour remplir la ou les question(s) de l’élection.

Procédez au paramètrage de votre ou vos question(s)

Vous pouvez autoriser le vote blanc, ajouter ou supprimer des questions, mais également des réponses

N’oubliez pas de modifier les valeurs des champs limitant le nombre de réponses. Par défaut, c’est deux, pour n’autoriser qu’un seul vote, il faut mettre : entre 1 et 1 réponses en remplacement de : 1 et 2

Enregistrer vos modification en cliquant sur Sauvegarder les changements

Dans tout les cas le lien Prévisualiser l’isoloir vous permet de visualiser votre élection
En cliquant sur ce Lien vous devrez saisir le code fourni

Ajouter des votants

Cliquez sur Modifier les électeurs

Ajouter ligne par ligne les adresses mails puis

Cliquez sur Ajouter

Cliquez sur Générer et envoyer les mots de passe manquants

puis sur Retour

Cliquez sur Continuer

Les participants au vote recevront un email avec les informations suivantes :

Objet : Votre premier mail pour le vote électronique XXX

Vous êtes enregistré(e) en tant qu’électeur(trice) pour l’élection
XXX

Veuillez trouver ci-dessous votre code de vote. Pour soumettre un
bulletin, vous aurez également besoin d’un mot de passe, envoyé dans
un e-mail séparé. Soyez attentif(ve), le mot de passe et le code de
vote se ressemblent mais jouent des rôles différents. Le système vous
demandera votre code de vote dès l’entrée dans l’isoloir virtuel. Le
nom d’utilisateur et le mot de passe sont nécessaires lorsque votre
bulletin est prêt à être soumis.

Lien vers le guide pour voter : https://infos-pedago.univ-littoral.fr/procedure-de-vote-via-la-plateforme-de-vote-de-lulco-belenios-de-linria-loria/
Code de vote : XXX
Page de l’élection : https://vote.univ-littoral.fr/elections/XXX

Pour obtenir plus d’informations, veuillez contacter :
XXX@univ-littoral.fr

Codes de vote

Cliquez sur Générer sur le serveur

Puis sur Continuer

Cliquez sur Télécharger les parties privées des codes de vote

Une page blanche contenant les adresses mail du corps électoral et les codes correspondants s’affichera.

Vous devez faire un copier-coller du contenu de cette page dans un document texte et bien le conserver. C’est dans ce document que vous retrouverez les codes des utilisateurs s’ils vous le demandent.

Attention : c’est l’UNIQUE moment où vous pourrez le faire !

(ou clic droit sur la page et enregistrer sous get-credentials.txt)

Les participants recevront un e-mail de ce type :

objet : Votre second mail pour le vote électronique XXX

Vous êtes enregistré(e) en tant qu’électeur(trice) pour l’élection
XXX

Veuillez trouver ci-dessous votre nom d’utilisateur et votre mot de
passe. Pour soumettre un bulletin, vous aurez également besoin d’un
code de vote, envoyé dans un e-mail séparé. Soyez attentif(ve), le mot
de passe et le code de vote se ressemblent mais jouent des rôles
différents. Le système vous demandera votre code de vote dès l’entrée
dans l’isoloir virtuel. Le nom d’utilisateur et le mot de passe sont
nécessaires lorsque votre bulletin est prêt à être soumis.

lien vers le guide pour voter : https://infos-pedago.univ-littoral.fr/procedure-de-vote-via-la-plateforme-de-vote-de-lulco-belenios-de-linria-loria/

Nom d’utilisateur : XXX
Mot de passe : XXX
Page de l’élection : https://vote.univ-littoral.fr/elections/XXX

Pour obtenir plus d’informations, veuillez contacter :
XXX@univ-littoral.fr

Notez que vous pouvez voter plusieurs fois. Seul le dernier vote est pris en compte.

Cliquez maintenant dans la partie Valider la création sur Créer l’élection

Un écran de résumé sera affiché

Si un des paramètres n’a pas été validé, vous aurez alors le message

Check-list : élection pas encore prête. Il s’agira de modifier le paramètre indiqué en rouge

Si tous les paramètres sont validés, vous obtiendrez

Check-list : élection prête

Cliquez sur Créer une élection

Attention : une fois l’élection créée, vous ne pourrez plus :

modifier la liste électorale
récupérer les codes de vote
modifier les question…

Écran de gestion

Attention : si vous voulez différer l’élection, vous devez ABSOLUMENT cliquer sur Fermer l’élection

Cela vous permettra de paramétrer les dates et heures d’ouverture en heures UTC : pensez à ajouter une heure en hiver et deux heures en été

Pour valider chaque champ, il faut appuyer sur ENTRÉE

Pendant le déroulement de l’élection, vous pouvez consulter en temps réel :

la liste électoral
la liste d’émargement
les électeurs manquants (qui n’ont pas encore participé)

Si un électeur vous contacte car il n’a reçu (ou perdu) le premier mail, vous devez lui renvoyer le code sauvegardé manuellement dans votre fichier texte créé manuellement précédemment.

S’il n’a pas reçu le second mail, cliquez sur Régénérer et envoyer un mot de passe : vous devrez alors renseigner le mail avec lequel l’électeur est inscrit.

Procéder au dépouillement

Depuis l’écran de gestion

Cliquez sur Fermer l’élection

Attention : les résultats sont accessibles à tout le corps électoral.

Si vous voulez le rendre inaccessible (pour l’annoncer ultérieurement ou pour gérer les égalités par exemple), vous devez remplir le champ en heure UTC du report

Astuce : utilisez les fonctions de votre navigateur pour exporter les fichiers au format PDF.

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